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2008-10-30 14:12 | 只看楼主

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做个有条理的生意人---教你如何记录流水帐

（由P.A.S会计行特约供稿，25-Oct-2008）

经营一个生意，无论其规模大到要求进行年度审计的企业或小至个体经营商户，在日常经营管理中对生意的每一笔交易和支出做好细致和有条理的记录，不仅仅有益于商户对于生意的日常管理运作、未来生意扩张规划是一个必要和重要的环节；从纳税的角度来说，做好细致完整的流水帐更在繁忙的报税季节大大节省了从头整理帐目的时间和工作量。

谈到流水帐的记录，不得不谈到记录流水帐的软件。就目前来说，不少中小型企业用MYOB，及QUICK
BOOK 来记账。如果熟悉使用这些软件，对日常的流水帐记录有很大的帮助！而这些软件在使用方面通常需要用户进行注册和购买，进而产生一定的费用，并且在操作上也需具备一定的会计专业知识，所以这些企业和公司都聘有一些专业的会计人员来进行这项操作。对小型生意的商户来说，往往在生意运营的初期不具备闲散的资金来购买专业会计记账软件及聘请会计人员。这就要求个体商户要对生意流水帐亲历亲为，在这里我们通常会推荐小型生意的商户或个体商户使用EXCEL来记录流水帐。利用Excel建立流水帐，进行理财管理是很方便的，并且易学易操作（一般的文员应该都会），既可以做好每一天的帐目记录，还可以根据需要进行计算、查找、统计等。
所谓流水帐，与会计帐的做法不同。流水帐并非算账，它要以时间先后为顺序，一笔一笔得记录。下面我们就来分步介绍如何利用EXCEL记录出一个规范的流水帐。

通常来说，所有的生意相关费用和收入都应尽量在公司的银行账面体现，这样做的目的是即便发生票据遗失的情况，对应的交易记录和金额也会在银行账单上清楚显示出来，所以从税务凭证的角度来说，银行账单是最具说服力的证明。当然，并不排除有些公司在个别情况下会产生现金交易，所以对于现今交易一定要保留现金交易的凭证。由上可见，通常公司的交易记录一般有两种“走帐”方式：银行或现金。所以正规来说应该用两张Excel表格分别记录每天的银行日记帐和现金日记帐。做银行帐时应将帐目分成两大类，一类是借方（Credit），用来记录入帐款；一类是贷方（Debit），用来记录出账款。将每一笔金额按顺序登记好日期，借方登记增加的、贷方登记减少的，将每一笔收支填入对应的单元格，最后的余额就是剩余的资金。帐本上的余额和银行存款余额（closing balance）或手中剩余的现金一样就说明你的记录是正确的，这一步核对也叫做现金盘点。具体的格式：日期，类型，借贷，余额，摘要。例如在7月6日于Bond &Bond购买了一台打印机，在类型处写：办公用品（office supply）；在“贷”处写金额，表示花的钱，算出余额，最后在摘要处写Bond & Bond 打印机。记好流水帐的要点是要将交易一笔一笔地登记，摘要也要写的简明清楚，并且还要将借方和贷方的交易分类列示，比如收入分现金收入、刷卡收入、股东投资等项目，贷方分入货、股东取钱自用（drawing）、银行费用、机动车使用费、材料费、管理费、广告费等项目，超过$500元以上的资产进固定资产（这里需要根据公司的特点设具体资产明细科目）。银行日记账和现金日记账格式大致相同，只需将银行帐格式复制更改表格名称即可。

用Excel做流水帐应以什么时间单位来记录每一张工作表呢？在这一点上没有特定的标准，用户完全可依照公司每天的交易量来定以“月”为单位记录或是以“天”为单位记录。比如对于一个日常交易量比较少的公司来说，银行日记账不用每天做，可到每月银行结帐日的时候比对银行月结单做一次记录，每个月做一张表；现金日记账需要每天记录，但不必每天建立一个表，只需以月为单位在同一张表中做好每天的记录。

如果每月都是一些重复的商品名，只有价格、数量有所变动。只需要把第一天做的表格进行复制，对表格名称、价格和数量进行修改即可。如果有新进商品，补进表格就可以了。表格复制操作：右击工作表标签，单击快捷菜单命令“移动或复制工作表”即可。复制工作表后，右击标签，执行“Rename（重命名）”命令，把复制的工作表改成当月名称（比如5月）就可以了。工作簿名称就以年份和类型命名（比如2008年度现金帐），最后将这一年的现金帐、银行帐以年为单位建立文件夹（比如新建一个文件夹，取名为“2008年”）保管即可。

此外，有些公司对于现金支出有这样的习惯，他们在每个月初会先预交给出纳一部分现金，然后所有的支出会从出纳处拿钱支付，也就是建立的所谓的“小金库”。类似这样的现金日记账应如何记录呢？这种表虽然简单但是要做的精致也需要精心的设计。

1.sheet1命名为2008年或者1月,就是这表按年还是按月统计。按年要分类汇总,可以分成一个月一个月的数据, 一年要建12个sheet。按月则不需要, ,建议按月命名来统计。

2.各列的字段: 日期开支类型批准金额同意人领款人支付金额余额

3.最下方用“总计（SUM）”功能合并所有“批准金额”列的单元格,用来计算出会计当月领来的总金额, 在最右边的单元格计算剩下来的金额

4.对于有些公司来说，如果这份表格在最后需要报告给总公司，可选择在格式方面如字体字号颜色,底纹,小数位数可进行设计，但不建议太过花哨。对眉页脚也比较重要，如公司名、公司LOGO、帐目名、帐目编号、制表人、制表日期、报告页数等都是必要的。如此做出来的日记账清楚，详细，并且易懂，能够让人一目了然，看上去也较正式大气。

要做到对每日、每月的流水帐记录做到细致和持之以恒，设计一个正规易操作的Excel表格是关键。虽然流水帐记录工作看似微不足道，一般人都能胜任，但它对生意帐目的真实性和准确性起到本质和关键的作用！大部分的会计师都是在流水帐的基础上完成会计帐的，因此，规范地记录和整理日常流水帐是每个企业和商户必不可少的一项工作。

（更多详情请浏览www.pas2008.co.nz，或致电本会计行09-3032868。本文仅供参考，撰稿单位或撰稿人对因采用本文而造成的一切后果不负任何法律责任，读者在做任何决定之前需征求专业人士的建议。）

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JoJo 最后编辑于 2008-10-30 14:14:15

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回复：做个有条理的生意人---教你如何记录流水帐

顶~~3月底4月初是很多公司开始繁忙的日子了，确切地说是会计开始更加繁忙的日子！很多公司的financial year都是这个时间，平日做好流水账会给自己公司和会计省却不少不必要的麻烦和时间，其实有个合适的表格，每天只需认真填写一下就好，自己也会比较了解自己的收入和支出状况，在会计做帐的时候，也是非常有帮助的!
养成好的习惯吧，多在这里学习点知识，是非常有用的！

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